El alcance del Proyecto

¿Qué es el alcance del proyecto? ¿Es importante? ¿Para qué sirve y cuales son sus herramientas?

En cada organización existen proyectos por administrar. Considerando como un proyecto a un conjunto de actividades con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo específico y entendiendo por administración los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar actividades y recursos para alcanzar un objetivo.
No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene al menos pequeñas variaciones con respecto a otros, pero finalmente lo que se busca al administrar un proyecto es cumplir en tiempo, en costo y en forma, con el objetivo del proyecto.
Una etapa primordial en la administración de proyectos es la Planeación. Durante ésta se realizan actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del cliente con la funcionalidad y calidad requerida.
Es precisamente en esta etapa temprana del proyecto donde se debe definir el ‘Alcance’. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:

• Desarrollar un escrito o documento formal.
• Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas.
• De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas.
Esto facilitará la administración.
• Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
• Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente.
• Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto.
• Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
• Definir la línea base para la medición del desempeño y control