Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso. El seguimiento continuo proporciona al equipo de dirección del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas susceptibles de requerir una atención especial. El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en modificar los planes de acción y hacer un seguimiento de los mismos a fin de determinar si las acciones emprendidas permitió resolver el problema de desempeño.
El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto;
evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran pertinentes,
identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos,
mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación relacionada,
proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medición del avance y las proyecciones,
proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma actuales, y
monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Entradas
• Informes de Desempeño
Los informes deben ser preparados por el equipo del proyecto, detallando actividades, logros, hitos, incidentes identificados y problemas. Los informes de desempeño pueden emplearse para distribuir la información clave que incluye, entre otra:
El estado actual
Los logros significativos del periodo las actividades del cronograma
Las proyecciones
Los asuntos pendientes.
• Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, regulaciones del organismo de control, normas del producto, normas de calidad y normas de fabricación)
el sistema de autorización de trabajos de la compañía la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de información para la dirección de proyectos (por ejemplo, herramientas automáticas, como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces Web a otros sistemas automáticos en línea)
• Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
los requisitos de comunicación de la organización,
los procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, códigos contables, revisiones de gastos y desembolsos, y provisiones contractuales estándar),
los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos,
los procedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, definición de la probabilidad e impacto y la matriz de probabilidad e impacto,
la base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos, y
la base de datos de las lecciones aprendidas.
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
El juicio de expertos es utilizado por el equipo de dirección del proyecto para interpretar la información proporcionada por los procesos de seguimiento y control. El director del proyecto, en colaboración con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeño del proyecto corresponda a las expectativas.
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Salidas
• Solicitudes de Cambio
Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, es posible que se emitan solicitudes de cambio, que pueden ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto o del producto. Los cambios pueden impactar el plan para la dirección del proyecto, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios pueden abarcar, entre otros:
Acción correctiva. Una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder, de ese modo, alinear el desempeño futuro previsto del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.
Acción preventiva. Una directiva documentada para realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto.
Reparación de defectos. La identificación formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una recomendación de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente.
• Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran:
El plan de gestión del cronograma
El plan de gestión de costos
El plan de gestión de calidad
La línea base del alcance
La línea base del cronograma
La línea base del desempeño de costos
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: las proyecciones los informes de desempeño el registro de incidentes
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